Verspätungen sind ärgerlich. Sie verstimmen Beteiligte genauso wie Betroffene. Noch stärker Kunden und andere Geschäftspartner.
Wir wollten verstehen, was Unternehmen tun, um das Zeitmanagement im Griff zu haben und „on time“ zu bleiben. Wir haben deswegen mit Geschäfts- und Bereichsleitern gesprochen. Zusätzlich haben wir GroNova-Mandate genauer angeschaut, wo die Termintreue verbessert werden musste.
Vorweg: Unvorhergesehenes findet überall und immer statt und sorgt dafür, dass wir der Zeit immer wieder hinterherrennen. Das Unvorhergesehene macht der besten Zeitplanung einen Strich durch die Rechnung.
Auch die Arbeitsteilung vereinfacht das Zeitmanagement nicht. Im Gegenteil: Je arbeitsteiliger, desto gefährdeter sind die Termine. Einige Beteiligte planen zur Sicherheit Zeitreserven ein; andere wiederum berechnen den Zeitbedarf zu optimistisch; und schon funktioniert das Zusammenspiel im Wertschöpfungsnetz nicht mehr. Die üblich einkalkulierten Zeitpuffer schaffen nur vermeintlichen Handlungsspielraum, schon gar nicht sind sie für eine übergeordnete Steuerung verfügbar, denn sie sind genauso wie die Zeitengpässe nicht transparent.
„Plankapazitäten kürzen!“
Die Lösung liegt in der Flexibilisierung der Zeit, indem die planbaren Zeitkapazitäten (Tages-, Wochen- oder Jahreszeiten) verringert werden. Wird zum Beispiel die Arbeit durch Tagesrhythmen getaktet, ist es zweckmässig, die planbare Tageszeit generell um eine Stunde auf sieben zu verkürzen; die achte und neunte Stunde als Puffer einzusetzen. Mit der für alle Beteiligten sichtbaren Zeitreserve von 28% sollten die Tagesziele erreicht und die Termine eingehalten werden – auch dann, wenn Unvorhergesehenes eintritt. Derselben Logik folgend lassen sich Wochen mit fixen vier Tagen und Freitag sowie Samstag als Reservetage oder Jahre mit fixen zehn Monaten und zwei Reservemonaten festlegen.
Unser Tipp: Schaffen Sie Zeitpuffer mit fixen Zeiträumen, welche nicht verplant werden. Ihre Kunden werden die erhöhte Pünktlichkeit genauso wie die Mitarbeiter die gewonnene Flexibilität honorieren. GroNova unterstützt Sie immer gerne – gerade dann, wenn es besonders schnell gehen muss.
Mit herzlichen Grüssen
Ihr Andreas Suter
PS: Wir empfehlen unser Buch 'Die Wertschöpfungsmaschine – Prozesse und Organisation aus der Strategie ableiten' (2. Auflage), welches im Hanser-Verlag, München erschienen ist.
| Wissensbox: Zeitpuffer – was ist das?
Unter einem Zeitpuffer wird ein zeitlicher Zwischenraum zwischen zwei Zeitpunkten, Terminen, Meilensteinen, usw. verstanden, welcher als Zeitreserve eingeplant wird und Flexibilität für Unvorhergesehenes schafft. Unterschieden werden:
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Praxisbeispiel im Fokus: Weltmarktführer und Mittelstandsunternehmen
Stammwerk mit rund 400 Mitarbeitern, Konzern mit rund 3‘600 Mitarbeitern
Ausgangslage und Handlungsbedarf: Interne Standortkonsolidierung
Der Hersteller von Werkzeugen war in der Vergangenheit durch mehrere Akquisitionen gewachsen und hatte dadurch einen globalen „Footprint“ aufgebaut. In der Folge sollten die Produktionsstandorte in Europa konsolidiert werden. Dadurch entstand ein interner Wettbewerbsdruck auf alle Werke. Insbesondere mussten für das Stammwerk alle Optionen in Betracht gezogen werden. Für das Stammwerk sprachen die langjährige Tradition und die Nähe zur Produktentwicklung, negativ fiel jedoch neben den mitteleuropäischen Kosten die schlechte Lieferfähigkeit auf. Generell hatte es den internen Ruf des unzuverlässigen Lieferanten.
Auftrag: Verbesserung der Lieferfähigkeit
Der für das Stammhaus verantwortliche Geschäftsführer beauftragte GroNova, mit einem erfahrenen Manager auf Zeit umsetzbare Vorschläge zu entwickeln, um die Wettbewerbsfähigkeit des Stammwerks zu erhöhen. Als Macher soll er zusammen mit dem Werksleiter die Massnahmen anschliessend auch umsetzen. Der GroNova-Manager erkannte schon nach den ersten zwei Arbeitstagen, dass die Terminuntreue sozusagen programmiert war. Wie eine Bugwelle wurde ein grosser Arbeitsvorrat vorhergeschoben. Die mittelfristige Perspektive in 3-9 Monaten zeigte dagegen eine grosse Unterauslastung. Der Arbeitsvorrat schien die Auslastung kurzfristig zu sichern; mittelfristig war sie jedoch nicht gesichert. Wegen der doppelt ungewissen Zukunft, nämlich fehlenden Auslastung und drohenden Werksschliessung, wurden die Kapazitäten nicht kurzfristig erhöht. Im Gegenteil, die Einlastung der Fertigungsaufträge wurde eigenmächtig geglättet, indem die Durchlaufzeiten gestreckt und die Liefertermine in die Zukunft verschoben wurden – manchmal mehrmals und ohne Rücksprache mit dem Vertrieb, welcher die Kunden über die Verschiebung des Liefertermins informieren musste.
Lösung: Weg von der Kapazitätsauslastung zur termingerechten Output-Treue gemäss Kundenbedarf
Die Lösung bestand darin, die innerbetriebliche Orientierung an der fix vorhandenen Kapazität weg zum termintreuen Output zu anzupassen. Als Konsequenz mussten die Produktionskapazitäten flexibilisiert und wöchentlich gemäss den vereinbarten Lieferverpflichtungen fixiert werden. Die maschinellen und personellen Kapazitäten wurden so angepasst, dass mit einer Grundauslastung von 4-Tagen geplant wurde. Zudem wurde eine wöchentlich Mehrauslastung von einem Tag (bis Freitagnachmittag) bis zwei Tagen (bis Samstagmittag) für Nachfrageschwankungen und Ungeplantes vorgesehen. Die Auslieferung zum Termin war entscheidend. Die allermeisten Mitarbeiter unterstützten die Neuerungen – auch die von Beginn an eingebundene Mitarbeitervertretung. Sie erkannten, dass der Standort nur gesichert werden konnte, wenn die Liefertreue gewährleistet ist und die Flexibilität erhöht wird.
Fazit: Sicherung des Standortes durch Flexibilisierung der Produktionskapazitäten
Der Fokus auf Stundensatzreduktion führte in der Vergangenheit zu einer Orientierung an der Maximalauslastung von quasi über 100% und verhinderte die flexible Kapazitätsanpassung an die Auftragslage. Die Flexibilisierung erhöhte zwar die Stundensätze, aber der Mehrwert durch die gewonnene Liefertreue überwog die Mehrkosten bei weitem. Die Aussicht auf das baldige Wochenende wirkte inhärent beschleunigend auf die Abläufe. Infolgedessen war Mehrarbeit am Samstag sehr selten, Wochenende schon am Donnerstag-Abend jedoch häufig. Letztlich konnte der Standort gesichert werden.
Für weitergehende Informationen und bei konkretem Handlungsbedarf stehen wir Ihnen gerne unter +41 41 727 04 70 zur Verfügung.
