Der aktuellste Hype heisst „Digitalisierung der Geschäftsprozesse“.
Doch anstelle der Vision tritt früher oder später Ernüchterung ein. Nur wenige Unternehmen haben von diesen Versprechungen profitiert. Deshalb wollten wir es genauer wissen, woran dies liegt und haben einschlägige GroNova-Mandate untersucht. Die kurze Antwort vorweg: Wenn es nicht klappte, fehlten meistens schon die Voraussetzungen, um den geschäftlichen Nutzen zu realisieren.
Readiness?
Manche Projekte wurden im Irrglauben gestartet, dass zwischen auftraggebender Geschäftsleitung und auftragnehmendem Dienstleister ein gemeinsames Verständnis über Ziele, Inhalte und Konzepte bestünde. Übersehen wurde dabei, dass technologiegetriebene Schlagwörter und Homonyme die Kommunikation prägten. Erst viel später wurden diese Missverständnisse entdeckt.
In anderen Fällen wurde das Vorhaben an die Anwender delegiert. Sie sollten mögliche Lösungen evaluieren und das Projekt aus ihrer Sicht vorantreiben. So wären sie motiviert und würden von Betroffenen zu Nutzniessern. Sie verstanden jedoch die strategische Absicht nicht und liessen unbesonnen die Ist-Prozesse automatisieren. Meistens durch teure, umständliche Kunstgriffe.
Fazit: Durch Digitalisierung werden komplizierte Geschäftsprozesse und hinderliche Strukturen genauso wenig produktiver, wie schlechter Wein neu abgefüllt besser wird! Denn: Wegen der Komplexität geht früher oder später die Übersicht über das betriebliche Geschehen verloren.
Unser Tipp
Fragen Sie beharrlich nach dem Nutzen der Digitalisierung für Ihr Geschäft. Je konkreter und verständlicher er für Sie wie auch für Ihre Mitarbeiter dargestellt ist, desto eher wird er tatsächlich realisiert. GroNova unterstützt Sie gerne beim Schaffen von Transparenz.
| Wissensbox
Was bedeutet Homonym? |
Babylonisches Sprachwirrwarr zwischen Business und IT
IT soll es einfacher machen. Und doch scheitern z.B. ERP-Projekte wegen Kommunikations-schwierigkeiten. Primär an unterschiedlichen Begriffsverständnissen zwischen der realen Unternehmenswelt und der virtuellen IT-Welt. Zu oft denken Geschäftsleitung und IT-Spezialisten, es werde vom selben gesprochen. Vor allem Homonyme stehen der Verständigung im Weg; identische Wörter mit unterschiedlicher Bedeutung.
In der realen Unternehmenswelt ist ein Prozess ein Vorgang, der der Wertschöpfungskette folgt und die Transformationen von Produkten und Dienstleistungen beschreibt – meistens auf der Makroebene von realen Organisationseinheiten. In der IT dagegen steht beim Prozess die datenmässige Transaktion im Vordergrund – oft schon auf der Mikroebene der virtuellen Datenverarbeitung. Diese IT-Prozesse beschreiben vor allem die Interaktionen zwischen den Prozessen der realen Welt. So betrachtet, liegen die IT-Prozesse sozusagen quer zu jenen der realen Welt.
Auch der Begriff der Organisation hat in der Welt der Softwarehersteller eine eigene Bedeutung, beispielsweise bei SAP im Aufsetzen eines Systems nach Instanzen, Mandanten, Profitzentren, Sparten, Werken, Lager etc.
Diese Bezeichnungen müssen überhaupt nicht mit der Unternehmenswelt übereinstimmen. Logischerweise ergeben die Dokumente, welche die Organisation und die Prozesse eines Unternehmens beschreiben, selten ein konsistentes Bild, weil sie aus unterschiedlichen Welten stammen. Bilden sie die Basis für Organisations- oder IT-Projekte, sind Missverständnisse vorprogrammiert.
Nachstehende Abbildung zeigt exemplarisch das Begriffsverständnis für drei Begriffe in der realen sowie in der IT-Welt, horizontal eingeordnet auf den jeweiligen Bezugsrahmen.
Abbildung 1: Gleiche Wörter – unterschiedliche Bedeutung (Man beachte, dass von links nach rechts der Detaillierungsgrad zunimmt.)
Unser Ratschlag: Zu Beginn des IT-Projekts wird ein Glossar mit den betriebswirtschaftlichen Schlüsselbegriffen erarbeitet. Statt langen Begriffsdefinitionen sollen dabei Bilder Klarheit schaffen.
Praxisbeispiel im Fokus
Den Systemwechsel als Chance begriffen.
Branche: Hersteller Verbindungstechnik, Mittelstand, ca. 300 Mio EUR Umsatz.
Ausgangslage und Handlungsbedarf: Neuorganisation und Ablösen der Altsysteme
Die Firma entwickelt kundenspezifische Produkte für die Verbindungstechnik. Daraus entstand über die Jahre eine sehr grosse Variantenvielfalt. Die Konstruktionsdaten wurden bisher in einer Verzeichnisstruktur auf einem Dateiserver abgelegt.
Das Wiederauffinden von Daten wurde zu einer zunehmenden Herausforderung. Ohne langwierige Suche und langjährige Zugehörigkeit zur Organisation war es nicht mehr möglich, bereits bestehende Lösungen zu finden und in neuen Kundenprojekten wiederzuverwenden.
Zudem wurden je nach Produktsegment unterschiedliche Prozesse und Ablagegepflogenheiten befolgt. Die Datensätze für das ERP-System waren entsprechend unterschiedlich strukturiert. Damit die Geschäftsentwicklung nicht durch verlangsamte Entwicklungs- und Konstruktions-prozesse gefährdet wird, entschied sich die Geschäftsleitung, die Entwicklungsprozesse zu vereinheitlichen und den Einsatz eines modernen Produktdatenmanagement-Systems zu prüfen.
Auftrag: Entwicklung des Lastenheftes durch einen unabhängigen Dritten
GroNova erhielt den Auftrag, die Entwicklungsprozesse zu vereinheitlichen und das Lastenheft für die Systemunterstützung im Entwicklungsbereich zu erstellen. Mit einer unabhängigen Sichtweise wollte man inhaltlich die grösstmögliche Qualität und Vollständigkeit der Produktdaten erreichen, sowie die Entwicklungs- und Konstruktionsmitarbeiter von nicht wertschöpfenden Such- und Administrationstätigkeiten entlasten.
Lösung: Externer Projektleiter und Experte
Der Skillpool®-Partner von GroNova war ein erfahrener Entwicklungs- und Technikleiter. In seiner Vergangenheit hatte er schon mehrfach die Prozesse in Entwicklungs- und Konstruktionsbereichen erfolgreich neugestaltet.
So wurden die neuen Prozesse und das Lastenheft in vielen Workshops und unzähligen Einzelgesprächen gemeinsam mit den rund 70 Mitarbeitern erarbeitet. Darin wurden die neue Arbeitsweise, die Workflows und Schnittstellen beschrieben.
Der Schwerpunkt lag anfangs bei der Verwaltung von Engineeringdaten. Mit dem Einbezug des Themas „Wissensmanagement“ wurde der unternehmensweit zu verwaltende Datenbestand kontinuierlich erweitert. Innerhalb von nur 3 Monaten hatte der Skillpool®-Partner die Prozesse neugestaltet und das Lastenheft als Grundlage für den Beginn der Evaluationsphase verfasst.
Fazit: "Hohe Akzeptanz der neuen Prozesse sowie des Lastenheftes" ist tabu!
Der Kunde war rundum von den in kurzer Zeit erarbeiteten Ergebnissen begeistert. Er beauftragte unmittelbar den Skillpool®-Partner mit der Projektleitung für die Bereinigung der Produkt- und Engineeringdaten sowie der Systemevaluierung und -einführung.
Für weitergehende Informationen und bei konkretem Handlungsbedarf stehen wir Ihnen gerne unter +41 41 727 04 70 zur Verfügung.
