Zusätzlich haben wir genauer hingesehen und die Rahmenbedingungen von GroNova-Mandaten untersucht. Die meisten Unternehmen sind sich über die schiere Anzahl laufender, aber auch eingeschlafener oder nicht beendeter Vorhaben nicht im Klaren. Als Faustregel konnten wir folgende Zahl an internen Projekten identifizieren: Je Führungsstufe hat sich die Anzahl Projekte im Minimum um den Faktor 5-10 multipliziert.
Uns ist auch aufgefallen, dass die Sonderaufgaben meistens neben dem Tagesgeschäft erledigt werden müssen. Das schafft nicht nur kapazitative Herausforderungen bei den Involvierten, sondern vor allem qualitative Widersprüche.
Unterschiedliche Rollen und Profile
Die Doppelrolle führt mehr als zu einer Doppelbelastung. Sie erfordert einen andauernden Spagat zwischen den Prioritäten. Und sie endet in einem janusköpfigen Rollenverständnis, was wegen der Mehrdeutigkeit bloss Irritationen hervorruft.
Die Doppelrolle schürt den Dauerkonflikt zwischen Sonderaufgaben und Tagesgeschäft: Vorziehen oder verschieben? Infrage stellen oder verteidigen? Verändern oder stabilisieren? Abgeben oder halten?
Die Sonderaufgaben erfordern auch andere Eigenschaften als das Tagesgeschäft. Für erstere sind es Innovationskraft, Gestaltungswille, Vernetzungsfreude und Veränderungsbereitschaft; für letzteres Disziplin, Zuverlässigkeit, Stetigkeit und Loyalität. Das Profil für die Sonderaufgabe deckt sich also nur bedingt mit jenem für das Tagesgeschäft.
Wir beobachten immer wieder: das Tagesgeschäft und die Sonderaufgaben zu vermischen, ist riskant. Zuerst leidet immer die Sonderaufgabe darunter, früher oder später beides. Weder das Tagesgeschäft erhält die richtige Aufmerksamkeit, noch die Sonderaufgabe kann mit Nachdruck vorangetrieben werden. Im Ergebnis entstehen halbe Sachen, welche dem Unternehmen mehr schaden als nützen.
Unser Tipp
Beauftragen Sie mit einem komplexen Vorhaben nur eine Persönlichkeit, welche frei verfügbar ist und über die nötige „Kragenweite“, beispielsweise jene des Auftraggebers, verfügt. Und wenn diese Persönlichkeit wie alle von GroNova schon dreimal ein ähnliches Vorhaben zum Erfolg geführt hat und vom Tagesgeschäft tatsächlich entlastet ist, dann bestehen hohe Erfolgsaussichten – auch in Ihrem Unternehmen. Holen Sie uns dazu!
| Wissensbox: Sonderaufgaben
Sonderaufgaben sind komplexe Vorhaben und umfassen alle Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Unternehmens. Sie sind: • einmalig & erstmalig, |
Hintergrund
Sonderaufgaben vs. Tagesgeschäft
| Sonderaufgabe | Tagesgeschäft | |
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Eigenschaften |
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Besonderes |
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Praxisbeispiel im Fokus
Geschäftsprozesse erneuern und zertifizieren
Unternehmen: Hersteller von Sicherheitsausrüstungen
Ausgangslage und Handlungsbedarf: Drohender Verlust der Zulassung
Das Unternehmen, welches Alarm- und Sicherheitsausrüstungen für Tunnels entwickelte und herstellte, hatte kürzlich die behördlich vorgeschriebene Wiederholzertifizierung des Unternehmens nicht bestanden. Bemängelt wurden vom Auditor unklare Rollen und Zuständigkeiten in den Prozessen, aber auch nicht eingehaltene Prüfvorschriften. Eine Nachfrist von rund 6 Monaten bis Jahresende wurde gewährt. Ohne die Nachzertifizierung hätte das Unternehmen die Zulassung in wichtigen Geschäftsfeldern verloren.
Auftrag: Projektleitung durch Externen
Für den zweiten Versuch wollte das Unternehmen auf sicher gehen. GroNova wurde beauftragt, mit einem Projektleiter bzw. Experten die Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären und den Audit in der vorgegebenen Frist zu bestehen. Bei der Auswahl des Experten legte der Firmeninhaber und CEO besonderes Augenmerk auf dessen Fähigkeit, in kürzester Zeit Akzeptanz im Unternehmen zu finden und Begeisterung für die exakten Rollen- und Aufgabenklärungen zu schaffen. Denn im Unternehmen war viel Skepsis gegenüber Prozess- und Organisationsformalien verbreitet, und der nichtbestandene Audit hatte bei der Mannschaft mehr Gleichgültigkeit als Motivation ausgelöst.
Lösung: Alle Hierarchiestufen einbinden
Der GroNova Experte wählte sein Vorgehen so, dass die Prozesse, Rollen und Zuständigkeiten systematisch geklärt, und wo immer möglich vereinfacht wurden. Damit die Rollen später auch gelebt wurden, mussten die Beteiligten selbst dokumentieren. Und weil vom Groben zum Detail vorgegangen wurde, waren alle Hierarchiestufen top-down involviert. So wurde das Vorhaben von allen aktiv mitgetragen, und die notwendigen Veränderungen in den Rollen und Zuständigkeiten wurden angenommen.
Fazit: Audit auf Anhieb bestanden
Der Audit wurde schon nach vier Monaten, d.h. zwei Monate vor Ablauf der Frist, ohne Restpunkte bestanden. Das Unternehmen feierte diesen Erfolg ausgiebig. Aber nicht nur das: dem externen Projektleiters wurden weitere 16 Sonderaufgaben übertragen, und sein Einsatz wurde insgesamt um weitere 6 Monate verlängert.
Für weitergehende Informationen und bei konkretem Handlungsbedarf stehen wir Ihnen gerne unter +41 41 727 04 70 zur Verfügung.
