Zu Recht wird die Umsetzungsphase als besonders kritisch betrachtet. Doch viele Vorhaben geraten schon viel früher, nämlich während der Konzeptphase in Schieflage. Die Hindernisse sind andere Vorhaben – meistens solche, die vor geraumer Zeit gestartet, aber nie beendet wurden. Das Problem ist deren schiere Zahl und die Abhängigkeiten untereinander.
Projektitis
In jedem Unternehmen werden parallel mehr als zehn grössere und kleinere interne Vorhaben verfolgt – und zwar je Führungsstufe! Oft beträgt die Summe aller internen Projekte mehr als 10% der Mitarbeiteranzahl im Unternehmen. Diese Projekte sind untereinander kaum abgestimmt – weder inhaltlich noch terminlich oder ressourcenmässig.
Vielmehr entwickeln sie eine thematische Eigendynamik. Beispielsweise werden Fragen zur Strategie in einem Projekt zur Prozessoptimierung aufgeworfen. Oder das Geschäftsmodell wird in einem Standort- Verlagerungs-Projekt hinterfragt. Oder es werden Rollen und Verantwortlichkeiten in einem ERP-Einführungsprojekt neu diskutiert. Doch niemand weiss davon, obwohl die entsprechenden Antworten bereits früher ausreichend geklärt wurden. Gerade Nachwuchskräfte, sogenannte „High Potentials“ neigen zur Neuerfindung des Unternehmens.
Unser Tipp
In jedem Unternehmen gibt es eine sehr grosse Zahl an abgebrochenen oder nicht zum Erfolg geführte Projekte. Verschaffen Sie sich Sicherheit zum Fortschritt jedes einzelnen Vorhabens anhand klar definierter Meilensteine. GroNova unterstützt Sie dabei.
Ihr Andreas Suter
PS.: Zum Thema „Management komplexer Vorhaben“ führen wir eintägige Weiterbildungsseminare durch:
17.01.2020 im Hotel Sedartis in Thalwil
22.06.2020 im Seedamm Plaza, in Pfäffikon (durchgeführt durch ZfU)
26.06.2020 im Hotel Sedartis, in Thalwil
16.11.2020 im Seedamm Plaza, in Pfäffikon (durchgeführt durch ZfU)
Das Seminar vermittelt nicht nur die Fallstricke bei komplexen Vorhaben, sondern versorgt Sie mit einem Bündel an Tools und Tipps, ein solches Vorhaben richtig aufzusetzen und erfolgreich zu beenden. Für weitere Details können Sie sich gerne an mich wenden.
| Wissensbox: Meilensteine in internen Projekten Komplexe Vorhaben umfassen alle Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Unternehmens. Sie sind
Weil die Vorhaben vielfältig und unvorhersehbaren Veränderungen unterworfen sind, werden sie als komplex bezeichnet. |
Abbildung: Meilensteine mit beobachtbaren Ergebnissen im Verlauf eines komplexen Vorhabens (Beispiele)
Praxisbeispiel im Fokus
Die richtigen Unternehmensprojekte schneller zum Erfolg geführt
Branche: Grosses Mittelstandsunternehmen, rund 2‘000 Mitarbeiter an mehreren Standorten
Ausgangslage und Handlungsbedarf: Überlastete Organisation
Das Unternehmen stellte fest, dass seine Wachstumspläne nicht vorankamen. Vielmehr stagnierten die Ergebnisse und die Mannschaft zeigte Übermüdungserscheinungen. Die jüngste Mitarbeiterbefragung offenbarte Frustration unter vielen Schlüsselleuten, welche die Zusatzbelastung durch Sonderaufgaben beklagten. Die Unternehmensleitung konnte die Klagen nicht nachvollziehen, war aber bereit mit einem übergeordneten Programmmanagement zu unterstützen.
Auftrag: Transparenz über die laufenden internen Projekte
GroNova wurde beauftragt, mit einem erfahrenen Manager auf Zeit die laufenden Projekte in einem Portfolio zu strukturieren. Die Unternehmensleitung legte Wert darauf, dass der Manager selbst über langjährige Erfahrungen in der Unternehmens- und Organisationsentwicklung aus Organisationen vergleichbarer Grösse mitbrachte.
Lösung: Check-up und Triagen
In einem ersten Schritt erhob der Manager auf Zeit alle laufenden und geplanten Vorhaben. Die Unternehmensleitung war überrascht, dass die Liste 237 Projekte umfasste. In einem zweiten Schritt wurden die Projekte inhaltlich und nach dem Fortschrittsgrad kategorisiert.
Für letzteres wurde ein idealtypischer Verlauf mit Meilensteinen unterlegt (siehe Abbildung oben). Mehr als 90% der Vorhaben dümpelten in der Konzeptionsphase, nur 11 Projekte befanden sich in der Umsetzung. Letztere wurden im Einzelfall überprüft und die Umsetzungspläne so angepasst, dass der Projekterfolg rasch sichtbar wurde.
Die Vorhaben, welche noch nicht vor der Umsetzung standen, wurden gestoppt. Viele überlappten sich, bei manchen war die vertretene Expertise ungenügend, bei anderen wiederum übergeordnete Rahmenbedingungen ungeklärt. Der Grossteil dieser Projekte konnte inhaltlich in sechs neue Vorhaben übergeleitet werden, welche mit geringem Abstimmungsbedarf angegangen werden konnten.
Fazit: Saubere Aufgabenklärung zu Beginn
Schon in der Konzeptphase entgleiten viele Vorhaben, weil die Aufgabenstellung und der jeweilige Themenkatalog ungeeignet angesetzt oder nicht ausreichend geklärt waren. Dieser initiale Mangel hat zur Folge, dass viele Projekte eine inhaltliche Dynamik entfalten und sich mit ähnlichen oder gar identischen Themen befassen; der Sache willen muss in manchen Projekten der Themenkatalog ausgedehnt werden. Allerdings erfolgt diese Erweiterung manchmal unbewusst, manchmal verdeckt, in den meisten Fällen unabgesprochen und ohne Rücksprache mit dem Auftraggeber.
Für weitergehende Informationen und bei konkretem Handlungsbedarf stehen wir Ihnen gerne unter +41 41 727 04 70 zur Verfügung.
